SIM dan SPPM

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan segala kegiatan organisasi atau bisnis pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan oleh para manajer. Semua informasi ini memerlukan informasi. Informasi ini kemudian oleh manajemen dapat dimanfaatkan sebagai dasar untuk usaha-usaha pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasilnya. Adapun sistem yang diciptakan untuk maksud ini ialah apa yang dikenal dengan sistem pemantauan dan penilaian (monitoring and evaluation system). Sistem informasi manajemen disingkat dengan SIM, sistem pemantauan dan penilaian manajemen disingkat SPPM, sistem pengawasan/pengendalian manajemen SPM.

Evolusi SIM, SPPM, dan SPM dinilai cukup cepat. Dalam kurun waktu 30 tahun sistem yang semula manual pada tahun 1954 berubah menjadi sistem jaringan yang saling berkaitan dari segala sesuatu ditunjang oleh komputer dan otomatisasi pada tahun 1980-an.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa itu SIM dan SPPM?

2.      Bagaimana rancang bangun sistem informasi manajemen?

3.      Kriteria apa saja yang dipakai dalam penilaian?

1

1.3  Tujuan

 Mengenalkan kepada Anda, bahwa sistem informasi, pemantauan dan penilaian manajmen itu sangat penting dan perlu bagi proses pengambilan keputusan baik segi manajerial maupun segi operasional karena sistem tersebut menyediakan informasi, tolak ukur dan pedoman yang baik untuk maksud tersebut.

1.4  Manfaat

1.      Dapat mengetahui dan menghayati berbagai aspek tentang sistem informasi manajemen (SIM), dan

2.      Mengetahui dan menghayati penting perlunya sistem pemantauan penilaian manajemen (SPPM).

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Sistem Informasi Manajemen

A.    Pengertian

Adalah suatu sistem yang memberikan secara teratur pada manajemen informasi yang diperlukan. Sistem ini mengumpulkan, mengorganisasikan, menganalisis data dan mendistribusikan informasi sedemikian rupa sehingga semuanya itu memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi. SIM diawali pembentukannya di Amerika Serikat pada tahun 1954.

Pada masa itu dibuat semacam tempat pemrosesan data terpusatkan dibagian keuangan terutama untuk pembayaran gaji. Proses ini dibantu komputer sehingga berjalan lebih cepat walaupun sifatnya masih terpusat (1965-1980). Fase lebih lanjut ialah penggunaan komputer secara didesentralisasikan (1980-1985). Ini dimungkinkan karena ditemukannya komputer pribadi, sehingga manajemen sebagai pemakai terakhir sedangkan bagian-bagian menjadi pusat penunjang informasi. Perkembangan lanjut SIM ini bergantung pada paket-paket perangkat lunak komunikasi, in tegrasi pada pemakai akhir dan jaringan yang saling baerkaitan.

B.     Rancang bangun Sistem Informasi Manajemen

1.      Analisis Sistem pengambilan keputusan dan ini meliputi identifikasi segala fungsi dalam organisasi dan setiap peringkat manajemen,

2.      Analisis kebutuhan informasi, yaitu informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh manajemen atau masing-masig pimpinan bagian,

3.      Agregasi keputusan, artinya diusahakan untuk meniadakan hal-hal yang saling tumpang tindih, dan

3

4.      Merancang bangun pemrosesan informasi, yaitu membuat sistem untuk mengumpulkan , menyimpan, menyebarkan, dan mendapatkan informasi.

Setelah rancang bangunan SIM selesai maka perlulah diimplementasikan, dimulai dengan pengujian awal dan berakhir dengan penilaian. Agar SIM itu efektif maka SIM harus dapat ikut memperlancar pencapaian tujuan organisasi melalui proses pengambilan keputusan dan pemecah masalah yang lebih baik dan ini tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya.

Di dalam rangka merancang bangun SIM perlu dihindari asumsi bahwa :

1.      Informasi yang lebih banyak itu selalu lebih baik,

2.      Manajemen memerlukan informasi yang mereka inginkan,

3.      Bila manajemen diberi informasi yang mereka perlukan, keputusan mereka akan jauh lebih baik,

4.      Sarana komunikasi yang lebih banyak selalu menghasilkan kinerja yang lebih baik,

5.      Manajemen tak usah mengetahui kerja SIM,

6.      Komputer dapat mengetahui segalanya.

Bagaimanapun juga informasi yang diperlukan dan yang disajikan agar dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan perlu memenuhi: 1) uniformitas, 2) lengkap, 3) jelas, dan 4) tepat waktu.

2.2  Sistem Pemantauan dan Penilaian Manajemen

A.    Pengertian

Pemantauan adalah suatu usaha untuk melihat apa yang terjadi, dianalisis dan didiagnosis. Penilaian adalah suatu hal untuk mengukur hasil, hasil pengukuran itu

4

dibandingkan dengan standar ukuran tertentu. Kegiatan pemantauan dan penilaian ini perlu dibuat sistemnya agar segala sesuatu yang dilakukan di sini terkoordinasikan, terintegrasikan dan sinkron. Serta mengandung unsur-unsur koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi yang biasa ada pada fungsi manajemen agar kegiatan yang dilakukan menyatu, harmonis, terkait, dan terpadu.Untuk itu maka struktur orgnisasi harus dibuat sederhana, rencana, strategi, kebijaksanaan dan program haruslah sesuai dan komunikasi yang baik haruslah diciptakan.

Proses pemantauan dan penilaian meliputi usaha-usaha sebagai berikut :

1.      Menciptakan sasaran kinerja, standar dan batas-batas yang dapat ditoleransi untuk tujuan, strategi, kebijaksanaan, dan program-program.

2.      Memantau perkembangan kegiatan dan mengukur posisi sebenarnya sehubungan dengan sasaran pada waktu tertentu, bila hasil di luar batas, maka manajer perlu mengetahui untuk dapat dilakukan korektif.

3.      Menganalisis penyimpangan dari batas toleransi yang dapat diterima.

4.      Melakukan perubahan bila diperlukan dan layak.

B.     Kriteria Dalam Sistem Pemantauan dan Penilaian Manajemen

Kriteria yang dipakai dalam penilaian adalah kriteria kuantitatif, dan kualitatif. Kriteria kuantitatif  misalnya keuntungan bersih, harga saham, penghasilan setiap saham, hasil kembali modal, dll. Sedangkan kriteria kualitatif adalah konsistensi, ketepatan, dan dapat dilaksanakan. Konsistensi meliputi tujuan, lingkungan, dan kondisi intern. Ketepatan mencakup sumberdaya, pilihan resiko, dan cakrawala waktu. Dapat dilaksanakannya rencana termasuk kelayakan dan stimulasi.

Hal penting lain adalah kapan penilaian dilakukan, siapa yang dinilai, di mana dan berapa banyak penilaian dilakukan, dan penilaian memberikan hasil tepat waktu untuk menentukan sebab-sebab penyimpangan dan tindakan untuk memperbaikinya, memberikan imbalan kepada mereka yang berada di daerah penerimaan.

5

Dengan bantuan komputer, proses pemantauan dan penilaian ini dapat dilakukan dengan lebih cepat. Pemantauan kegiatan penilaian ini dapat dilakukan terhadap kegiatan manajemen baik yang operasional maupun yang manajerial masing-masing dengan kriterianya. Hasil pemantauan permulaan ini berupa pengkajian terhadap seberapa besar kekuatan dan kelemahan organisasi atau manajemen sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan pembenahan.

6

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

·         Sistem informasi adalah suatu sistem yang memberikan secara teratur pada manajemen informasi yang diperlukan. Sistem ini mengumpulkan, mengorganisasikan, menganalisis data dan mendistribusikan informasi sedemikian rupa sehingga semuanya itu memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi

·         Sistem pemantauan adalah suatu usaha untuk melihat apa yang terjadi, dianalisis dan didiagnosis. Sedangkan sistem penilaian adalah suatu hal untuk mengukur hasil, hasil pengukuran itu dibandingkan dengan standar ukuran tertentu.

Sistem informasi dan sistem pemantauan dan penilaian manajemen memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Karena memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam mengambil keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.

7

Daftar Pustaka

Harold Koontz dan Heinz Weihrich, Management, edisi ke-9, McGraw Hill Book Company, N.Y., 1988.

John R. Schermerhorn, Jr., Management Of Productivity, edisi ke-2, John Wiley & Sons, N.Y., 1986.

Robert N. Anthony, John Dearden dan Norrton M. Bedford, Management Control Systems, edisi ke-5, Richard D. Irwin, Inc., Homeword, Illions, 1984.

Stephen P. Robbins, management: Concepts and Applications, edisi ke-2, Prentice-Hall International, Singapore, 1988.

Wiliiam F. Glueck dan Lawrence R. Jauch, Businesss Policy and Strategic Management, edisi ke-5, McGraw-Hill Book Company, N.Y., 1988

William M. Zani, A Framework  for Management Informations Design, HBS Review, 1970